BDO Belgia
na starcie: wybór formy prawnej, rejestracja firmy i pierwsze kroki administracyjne
na starcie to pierwszy partner dla przedsiębiorcy, który stoi przed wyborem formy prawnej i koniecznością spełnienia szeregu formalności administracyjnych. Już na etapie planowania warto zastanowić się, czy działalność będzie prowadzona jako eenmanszaak / entreprise individuelle (jednoosobowa działalność), BV / SRL (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), NV / SA (spółka akcyjna) czy oddział/filia zagranicznej firmy. Każda forma różni się wymogami kapitałowymi, odpowiedzialnością właścicieli, elastycznością zarządzania i kosztami administracyjnymi — dlatego wybór warto poprzedzić analizą podatkową i operacyjną, którą oferuje .
Proces rejestracji firmy w Belgii obejmuje kilka kluczowych kroków, które BDO może przeprowadzić za klienta lub skoordynować: przygotowanie aktu założycielskiego i umowy spółki (często wymaganej u notariusza), rejestracja w Crossroads Bank for Enterprises (BCE / KBO) i uzyskanie numeru przedsiębiorstwa, a następnie nadanie numeru VAT (TVA / BTW). Konieczne jest również otwarcie konta bankowego przedsiębiorstwa oraz — w przypadku spółek kapitałowych — potwierdzenie wpłaty kapitału zakładowego. Po rejestracji aktywność jest publikowana w Moniteur belge / Belgisch Staatsblad, co finalizuje formalny start działalności.
Pierwsze kroki administracyjne nie ograniczają się do samych rejestracji. Przed rozpoczęciem działalności trzeba sprawdzić, czy wybrana branża wymaga dodatkowych zezwoleń lub wpisów (np. regulowane profesje, handel alkoholami, transport). Dla pracodawców ważnym elementem jest zgłoszenie do systemu ubezpieczeń społecznych (ONSS / RSZ) — to warunek legalnego zatrudnienia i płacenia składek pracowniczych. Dla przedsiębiorców spoza UE niezbędne mogą być też pozwolenia na prowadzenie działalności lub karty zawodowe; BDO pomaga w przygotowaniu wniosków i komunikacji z lokalnymi urzędami.
W praktyce współpraca z przy starcie firmy skraca czas potrzebny na formalności i minimalizuje ryzyko błędów proceduralnych. Eksperci BDO oferują kompleksowy pakiet: doradztwo przy wyborze formy prawnej z uwzględnieniem optymalizacji podatkowej i ryzyka, przygotowanie dokumentów korporacyjnych, koordynację z notariuszem, rejestrację w BCE/KBO i VAT oraz pomoc w otwarciu konta bankowego i zgłoszeniach do ONSS/RSZ. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na zawiłościach administracyjnych.
Usługi księgowe BDO: prowadzenie ksiąg, e‑fakturowanie, raportowanie VAT i zgodność z belgijskimi standardami
oferuje kompleksowe usługi księgowe, które wychodzą naprzeciw specyfice belgijskiego prawa i praktyk biznesowych. Od prowadzenia codziennych ksiąg poprzez e‑fakturowanie aż po okresowe raporty VAT — kluczowe jest zrozumienie lokalnych standardów rachunkowości (Belgian GAAP) i obowiązków sprawozdawczych. Dla przedsiębiorcy zakładającego firmę w Belgii istotne jest, aby księgowość była od samego początku skonfigurowana zgodnie z krajowym planem kont, zasadami ujmowania transakcji oraz zasadami klasyfikacji kosztów i przychodów, co zmniejsza ryzyko korekt podatkowych i kontroli.
W praktyce BDO wdraża nowoczesne rozwiązania e‑fakturowania oraz integruje systemy finansowo‑księgowe klienta z belgijskimi platformami do elektronicznego składania deklaracji VAT, takimi jak Intervat. Dzięki temu proces generowania, wysyłki i archiwizacji faktur elektronicznych jest zgodny z lokalnymi wymogami prawnymi, technicznymi oraz standardami bezpieczeństwa. Coraz częściej wykorzystywane są także sieci i standardy międzynarodowe (np. PEPPOL) — BDO pomaga wybrać i wdrożyć optymalny kanał wymiany faktur, minimalizując koszty i ryzyko niezgodności.
Raportowanie VAT w Belgii obejmuje nie tylko klasyczne deklaracje okresowe, lecz także obowiązki związane z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (EC Sales Lists, Intrastat) oraz rozliczeniami w ramach mechanizmów takich jak OSS czy odwrotne obciążenie. BDO przygotowuje kompletne sprawozdania VAT, weryfikuje poprawność stawek i podstaw, a także wspiera w przygotowaniu do kontroli podatkowych. Dzięki automatyzacji procesów i regularnym przeglądom ksiąg zmniejszane są błędy wynikające z nieprawidłowej klasyfikacji transakcji lub niewłaściwego stosowania stawek VAT.
Istotnym elementem usług księgowych BDO jest zapewnienie zgodności z belgijskimi standardami archiwizacji i dokumentacji. Firma doradza, jakie procedury elektronicznego przechowywania wdrożyć, jak zabezpieczyć dowody księgowe oraz na co zwracać uwagę przy audytach wewnętrznych i zewnętrznych. Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko spełnia wymogi formalne, ale zyskuje czytelne i bezpieczne dane finansowe, które stanowią podstawę do podejmowania decyzji biznesowych.
W skrócie, usługi księgowe to połączenie lokalnej znajomości przepisów, nowoczesnych narzędzi e‑fakturowania i solidnego wsparcia przy raportowaniu VAT. Dla firm rozpoczynających działalność w Belgii taka pomoc oznacza szybsze osiągnięcie zgodności, mniej niespodzianek podczas kontroli oraz lepszą kontrolę nad płynnością i podatkami.
Doradztwo podatkowe: optymalizacja CIT, VAT, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i ceny transferowe
Doradztwo podatkowe kluczowe od pierwszego dnia. Zakładając działalność w Belgii, warto od razu zaplanować strategię podatkową — to nie tylko optymalizacja CIT i VAT, ale też umiejętne wykorzystanie umów międzynarodowych oraz polityk cen transferowych. w tym obszarze skupia się na praktycznych rozwiązaniach, które zmniejszają obciążenia podatkowe przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z lokalnym i unijnym prawem podatkowym.
Optymalizacja CIT zaczyna się od wyboru struktury prawnej i wykorzystania dostępnych ulg oraz rozwiązań grupowych. Belgia oferuje mechanizmy, które mogą obniżyć efektywną stawkę podatkową (np. ulgi na badania i rozwój, preferencje dla pewnych form dochodów kapitałowych czy rozwiązania dla spółek holdingowych). Istotne są też negocjacje z fiskusem — rulings i porozumienia wstępne (APA) mogą dać pewność co do traktowania skomplikowanych transakcji międzynarodowych. Profesjonalne doradztwo pomaga zidentyfikować legalne sposoby optymalizacji i jednocześnie ograniczyć ryzyko korekt podatkowych.
VAT i transakcje transgraniczne w Belgii wymagają precyzyjnego podejścia: rejestracja VAT, stosowanie właściwych stawek (Belgijskie stawki VAT obejmują m.in. standardową stawkę 21%), mechanizmy odwrotnego obciążenia, czy korzystanie ze schematów OSS/IOSS dla sprzedaży e‑commerce. Doradcy pomagają wdrożyć prawidłowe procedury e‑fakturowania, obsłużyć rozliczenia importów/eksportów i zaplanować przepływy towarów oraz usług tak, by zminimalizować ryzyko zakwestionowania odliczeń VAT przez urząd skarbowy.
Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i ceny transferowe to obszary, w których precyzja dokumentacji ma krytyczne znaczenie. Belgia posiada rozbudowaną sieć umów bilateralnych, które można wykorzystać do ograniczenia obciążeń przy wypłacie dywidend, odsetek czy należności licencyjnych — ale wymaga to poprawnego stosowania przepisów i często dowodu beneficjenta rzeczywistego. W zakresie cen transferowych kluczowe są zasady OECD: przygotowanie Master File i Local File, country‑by‑country reporting dla grup o odpowiedniej skali oraz rzetelna polityka TP oparta na analizie porównawczej. Brak dokumentacji lub niespójne zasady cenowania zwiększają ryzyko korekt i sankcji podatkowych.
oferuje kompleksowe wsparcie — od audytu podatkowego, przez przygotowanie dokumentacji TP i wniosków o rulings, po wdrożenie rozwiązań VAT‑owych i planowania podatkowego grup kapitałowych. Dobra strategia podatkowa to połączenie optymalizacji i compliance: oszczędności muszą iść w parze z minimalizacją ryzyka kontroli. Warto korzystać z doradztwa, które rozumie zarówno lokalne niuanse, jak i międzynarodowe standardy.
Rozliczenia płacowe i HR w Belgii: obsługa ONSS/RSZ, deklaracje płacowe i świadczenia pracownicze
Rozliczenia płacowe i HR w Belgii to obszar, w którym nawet małe pomyłki mogą generować wysokie koszty i sankcje. Kluczowe są tu dwa elementy: poprawne obliczanie składek na rzecz ONSS/RSZ (Office national de sécurité sociale / Rijksdienst voor sociale zekerheid) oraz terminowe elektroniczne zgłoszenia zatrudnienia i deklaracje płacowe. Firmy muszą nie tylko odprowadzać składki pracodawcy i pracownika, lecz także składać comiesięczne raporty płacowe i roczne podsumowania, które w Belgii mają swoje specyficzne nazwy i formaty (np. elektroniczne zgłoszenie DIMONA oraz roczna deklaracja multifunkcjonalna DmfA).
System podatkowo‑społeczny Belgii łączy progresywny podatek dochodowy od osób fizycznych z rozbudowanym systemem świadczeń społecznych, dlatego przy rozliczeniach należy uwzględnić m.in. zaliczki podatkowe pobierane przy wypłacie (zryczałtowane lub kalkulowane indywidualnie), ulgi i specyficzne potrącenia. Dla pracodawcy oznacza to konieczność prawidłowej klasyfikacji umów (etat, kontrakt tymczasowy, freelance), rozliczania nadgodzin oraz naliczania składek emerytalnych, zdrowotnych i na fundusze urlopowe. Nieprawidłowości w klasyfikacji lub opóźnienia w opłatach do ONSS/RSZ mogą skutkować karami i odsetkami.
Poza obowiązkami rozliczeniowymi pracodawcy muszą także zadbać o prawa pracownicze i pakiet świadczeń, które w Belgii często obejmują: płatne urlopy, dodatki urlopowe, talony na posiłki (meal vouchers), ubezpieczenia grupowe, dopłaty do emerytur (pension schemes) oraz świadczenia zdrowotne. Wiele sektorów reguluje te elementy układami zbiorowymi pracy (CAO/CCT), dlatego polityka wynagrodzeń powinna być projektowana z uwzględnieniem lokalnych regulacji i branżowych porozumień.
Dla przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność w Belgii (w tym pracowników transgranicznych) istotne są także kwestie koordynacji ubezpieczeń i podatków między państwami. W praktyce oznacza to konieczność analizy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i zasad dotyczących delegowania pracowników oraz specyficznych raportów dla administracji belgijskiej. Outsourcing płacowy u sprawdzonego doradcy, który zna lokalne systemy DIMONA, DmfA i roczne dokumenty podatkowe (np. fiche/281.10), znacząco redukuje ryzyko oraz oszczędza czas działów HR.
oferuje kompleksowe wsparcie w tym obszarze: od rejestracji pracodawcy w systemie ONSS/RSZ, przez codzienną obsługę płacową, po doradztwo w zakresie pakietów świadczeń i zgodności z przepisami pracy. Dzięki takiemu podejściu firmy zyskują pewność, że deklaracje płacowe są składane terminowo, a polityka wynagrodzeń jest zgodna z belgijskimi standardami — co jest kluczowe dla stabilnego rozwoju działalności w Belgii.
Usługi audytorskie i compliance: audyty finansowe, kontrola wewnętrzna, AML i raportowanie CSR
Usługi audytorskie i compliance w to nie tylko okresowe badanie sprawozdań finansowych — to kompleksowe wsparcie, które łączy tradycyjną rachunkowość z nowoczesnymi narzędziami kontroli ryzyka. Dla przedsiębiorcy zakładającego działalność w Belgii kluczowe jest zrozumienie, kiedy badanie statutowe staje się obowiązkiem oraz jak zbudować system kontroli wewnętrznej, który zapewni wiarygodność danych i zgodność z lokalnymi wymogami prawnymi. BDO pomaga w przeprowadzeniu wstępnej oceny zgodności, przygotowaniu do badania oraz w optymalizacji procesów księgowych tak, aby audyt przebiegał sprawnie i bez zaskoczeń.
Kontrola wewnętrzna i audyt finansowy w praktyce oznaczają ocenę systemów finansowych, procedur zatwierdzania i zabezpieczeń IT. BDO wdraża i testuje procedury oparte na międzynarodowych standardach (np. COSO), stosując analitykę danych i automatyzację do wykrywania nieprawidłowości i anomalii w czasie rzeczywistym. Dzięki temu właściciele firm otrzymują nie tylko opinię biegłego rewidenta, ale też konkretne rekomendacje redukujące ryzyko operacyjne i zwiększające efektywność kontroli.
Compliance i AML są szczególnie istotne w Belgii, gdzie przepisy antypracowania pieniędzy są stale rozwijane w zgodzie z dyrektywami UE. BDO oferuje kompleksowe programy przeciwdziałania praniu pieniędzy: ocenę ryzyka klienta, wdrożenie procedur identyfikacji i monitoringu transakcji, szkolenia pracowników oraz wsparcie w raportowaniu podejrzanych operacji do CTIF‑CFI. Usługa obejmuje także due diligence przy nowych kontrahentach i wsparcie w tworzeniu polityk AML dostosowanych do specyfiki branży.
Raportowanie CSR i zapewnienie danych niefinansowych zyskuje na znaczeniu wraz z wejściem w życie unijnych standardów (m.in. CSRD). BDO pomaga firmom w identyfikacji istotnych tematów ESG, zbieraniu danych i przygotowaniu raportów niefinansowych oraz w uzyskaniu niezależnego zapewnienia (assurance) tych informacji. Dla inwestorów i kontrahentów przejrzyste raporty CSR stają się warunkiem zaufania — audytorzy BDO dostosowują zakres badania do wymogów regulacyjnych i oczekiwań interesariuszy.
Praktyczne korzyści dla przedsiębiorcy obejmują: szybsze przygotowanie do kontroli regulacyjnych, zmniejszenie ryzyka finansowego i reputacyjnego oraz lepszą integrację procesów compliance z działalnością operacyjną. Jeśli planujesz działalność w Belgii, warto uwzględnić audyt i compliance już na etapie zakładania firmy — BDO oferuje audyty przygotowawcze, przeglądy systemów kontroli wewnętrznej oraz programy szkoleniowe, które upraszczają późniejsze obowiązki raportowe i minimalizują ryzyko kar.
Wsparcie dla inwestorów zagranicznych: filie, transgraniczne restrukturyzacje i współpraca z centralą
Wsparcie przy wyborze formy obecności w Belgii — filia czy spółka zależna? Dla inwestorów zagranicznych kluczowe jest rozróżnienie między filią (oddziałem) a odrębną spółką zależną: każda opcja niesie inne konsekwencje prawno‑podatkowe, obowiązki sprawozdawcze i ryzyko powstania permanent establishment. pomaga przeliczyć korzyści i koszty obu rozwiązań, uwzględniając rejestrację w KBO/BCE, obowiązki VAT, lokalne wymogi rachunkowe oraz konsekwencje dla raportowania grupowego — tak, by decyzja była optymalna pod kątem struktury kapitałowej i zgodności z belgijskim prawem.
Restrukturyzacje transgraniczne — planowanie podatkowe i zgodność Przy przenoszeniu działalności, fuzjach lub scentralizowaniu usług w ramach grupy konieczne jest szczegółowe planowanie podatkowe i prawne. BDO wspiera procesy restrukturyzacji transgranicznych, analizując możliwość zastosowania zasad neutralności podatkowej, ryzyko opodatkowania wyjścia (exit tax), aspekty dotyczące przenoszenia aktywów i pracowników oraz wymogi wynikające z dyrektyw UE i lokalnych przepisów anty‑unikania opodatkowania. Dobre przygotowanie minimalizuje ryzyko sporów z organami i umożliwia płynne przejście operacji między jurysdykcjami.
Współpraca z centralą — ceny transferowe, opodatkowanie i rozliczenia wewnątrzgrupowe Kluczowym aspektem jest ustalenie transparentnych zasad współpracy pomiędzy filią a centralą: polityka cen transferowych, alokacja kosztów, umowy o wspólne usługi i rozliczenia management fees mają bezpośredni wpływ na podstawę opodatkowania w Belgii. BDO oferuje przygotowanie dokumentacji TP, ocenę ryzyka PE, negocjacje z urzędami podatkowymi, a także pomoc w uzyskaniu porozumień cenowych (APA) i rozwiązywaniu sporów poprzez mechanizmy MAP.
Praktyczne wdrożenie i zapewnienie zgodności Po wyborze struktury BDO pomaga we wszystkich praktycznych krokach: rejestracja oddziału, otwarcie konta bankowego, wdrożenie systemów księgowych zgodnych z belgijskimi standardami oraz obsługa kadrowo‑płacowa (w tym rozliczenia ONSS/RSZ). Równocześnie doradcy dbają o compliance — raportowanie VAT, deklaracje CIT, obowiązki związane z AML i raportowaniem CSR — aby działalność zagranicznego inwestora była stabilna i zgodna z lokalnymi wymogami.
Kompleksowe wsparcie BDO dla inwestorów zagranicznych Dla firm planujących wejście lub rozwój w Belgii BDO oferuje pełen pakiet usług: due diligence, modelowanie podatkowe, strukturyzacja prawna, negocjacje z urzędami oraz wsparcie przy integracji operacyjnej z centralą. Dzięki lokalnej wiedzy i międzynarodowemu doświadczeniu doradztwo koncentruje się na minimalizacji ryzyk, optymalizacji podatkowej i sprawnej realizacji transakcji — co jest niezbędne przy prowadzeniu działalności transgranicznej w belgijskim otoczeniu regulacyjnym.
